Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp – Imi media

5/5 - (2 bình chọn)

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Trong số các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức sự kiện luôn đóng vai trò chủ đạo. Tuy nhiên, muốn có một sự kiện thành công đòi hỏi rất nhiều thời gian, công sức, ý tưởng cũng như trang thiết bị…

Và chắc chắn không phải là một điều dễ dàng Imi media là một trong những công ty hàng đầu trong việc tổ chức các sự kiện, hội nghị và hội thảo với hơn 13 năm kinh nghiệm hoạt động đảm bảo giúp việc triển khai sự kiện trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết!

su kien

Mục lục

Sự kiện là gì? 

  • Quản lý sự kiện bằng tiếng Anh là:  event management hoặc event organization, là việc thực hiện các phần của một sự kiện bắt đầu từ khái niệm về ý tưởng đến khi hoàn thành và kết thúc chương trình.
  • Điều này nhằm thu hút sự chú ý và chú ý của giới truyền thông và đối tượng mục tiêu. Các sự kiện có một mục đích đặc biệt hơn, đó là đánh bóng thương hiệu của thương hiệu để tăng doanh số.
  • Tổ chức sự kiện là một khái niệm tương đối mới ở Việt Nam, vì vậy có nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm này. Do đó, để hiểu chi tiết về nghề “EVENT” và “EVENT ORGANIZER”, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Theo từ điển tiếng Việt, “sự kiện”:

  • Là một sự kiện có ý nghĩa quan trọng đối với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông đưa tin như SEGAMES, liên hoan ca hát truyền hình và cuộc thi sắc đẹp. Múa Việt Nam… Được coi là một sự kiện.
  • Một số người hiểu rằng sự kiện không chỉ bao gồm các hoạt động quy mô lớn như trên, mà còn bao gồm các hoạt động có ý nghĩa cộng đồng cá nhân và hẹp hòi trong đời sống xã hội như đám tang, đám cưới, sinh nhật, v.v.
  • Một số khác hiểu rằng các sự kiện chủ yếu là các hoạt động liên quan đến hoạt động tiếp thị và thương mại của doanh nghiệp như tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…
  • Nói tóm lại, một sự kiện là một hoạt động có mục đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một nơi nhất định, để thu thập ý tưởng và nguồn lực để truyền tải một thông điệp nhất định, tạo sự chú ý và thu hút sự chú ý của những người tham gia.
  • Trong Marketing, Event được định nghĩa là các hoạt động tiếp thị liên quan đến các sự kiện giáo dục, quảng bá sản phẩm hoặc định vị thống trị sản phẩm và thương hiệu trên thị trường.

Tổ chức sự kiện là gì?

  • Tổ chức sự kiện về cơ bản là việc thực hiện công việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc.
  • Tổ chức sự kiện là việc tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội. , … Nhằm mục đích truyền tải những thông điệp mà các nhà sản xuất sự kiện muốn công chúng của họ nhận thức được.
  • Hỗ trợ truyền thông, xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp, giúp cải thiện và thay đổi nhận thức của công chúng.
  • Ngoài ra, sự kiện còn hỗ trợ bán hàng, triển khai chính sách kênh phân phối và trực tiếp quảng cáo sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu doanh nghiệp.
  • Ở các nước phát triển, tổ chức sự kiện được coi là một ngành và nghề cụ thể. Do đó, họ có một hệ thống lý thuyết nghề nghiệp tương đối đầy đủ và nghiêm ngặt. Theo đó, tổ chức sự kiện bao gồm một loạt các lĩnh vực như:

Các loại hình tổ chức sự kiện

  • Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
  • Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
  • Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
  • Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
  • Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
  • Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
  • Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

  • Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
  • Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
  • Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
  • Workshops: Bán hàng
  • Conferences: Là các buổi Hội thảo
  • Conventions: Là các buổi Hội nghị
  • Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
  • Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
  • Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
  • Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
  • Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Vai trò của sự kiện và tổ chức sự kiện:

  • Việc tổ chức một sự kiện về cơ bản là tạo ra một cái cớ để thu hút sự chú ý và chú ý của giới truyền thông và đối tượng mục tiêu.
  • Tổ chức sự kiện đóng một vai trò quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo.
  • Các doanh nghiệp tổ chức các sự kiện để đánh bóng sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của họ, từ đó giúp tăng doanh số của doanh nghiệp.
  • Một “sựu kiện” thành công sẽ tạo ra hiệu ứng giao tiếp hiệu quả cho những người đã tham gia vào nó. Một sự kiện thất bại có thể làm giảm giá trị và hình ảnh của thương hiệu cho công chúng.

Mục đích của tổ chức sự kiện:

Mục đích của “sự kiện” là kết quả mà các nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện đặt ra để phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường có ba mục đích chính:
  • Hỗ trợ các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của nhà đầu tư.
  • Giúp cải thiện hoặc thay đổi nhận thức của công chúng về thương hiệu hoặc thương hiệu của nhà đầu tư.
  • Phát triển hiệu ứng giao tiếp tối đa để chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, việc tổ chức sự kiện còn phục vụ các mục đích khác như hỗ trợ bán hàng, thực hiện chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp các sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

Quy trình tổ chức sự kiện đảm bảo thành công

Việc triển khai sự kiện cần được lên kế hoạch và thực hiện cẩn thận theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Chỉ khi đó, sự kiện mới diễn ra thành công và hạn chế những rủi ro bất ngờ và đáng tiếc có thể gây ra thất bại nặng nề cho sự kiện. Vậy các nhà tổ chức sự kiện cần gì? Những công việc nào được bao gồm?

Thiết lập mục tiêu cho sự kiện

Khi nói đến quá trình tổ chức một sự kiện, bước đầu tiên cần chú ý là đặt mục tiêu. Một khi bạn đã nắm bắt được mấu chốt của vấn đề và mục tiêu cần đạt được với mục tiêu rõ ràng, các bước tiếp theo sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Với các sự kiện, đội ngũ nhân viên luôn là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định sự thành công của sự kiện. Đặc biệt, người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối mọi hoạt động trong sự kiện cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

Tùy thuộc vào tính chất của sự kiện, cần xác định thời điểm thích hợp, chú ý tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo; Kiểm tra ngày với những người tham gia chính và tiến hành khảo sát không gian sự kiện để chọn vị trí phù hợp nhất đảm bảo cả về thẩm mỹ và thời gian di chuyển.

Lựa chọn chủ đề

Một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn sẽ làm cho sự kiện trở nên độc đáo và nổi bật hơn. Yêu cầu đối với nhóm sự kiện là tập trung vào việc tạo ra tên sự kiện, đó sẽ là một khẩu hiệu thương hiệu ngắn và đáng nhớ để mô tả sự kiện. Sau đó thiết kế logo và hệ thống nhận dạng nếu cần thiết.

Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Bước lập kế hoạch tổng thể đóng vai trò là một trong những bước quan trọng nhất. Bằng các thông tin đã được tổng hợp và đưa ra từ bước trước để lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Xin lưu ý rằng tất cả các khoảng thời gian trước và sau sự kiện không bị bỏ qua.

Thiết lập ngân sách cho sự kiện

Thiết lập một ngân sách là vô cùng khó khăn, vì vậy nó cần phải được suy nghĩ kỹ lưỡng cho tất cả các mục chính trong kế hoạch. Đặc biệt, cần lưu ý rằng tất cả các khoản phí bổ sung như đi lại, lưu trú cho khách hàng đặc biệt…

Xin tài trợ 

Xin tài trợ cho sự kiện là một trong những giai đoạn quan trọng trong quá trình triển khai sự kiện. Khi chuẩn bị nộp đơn xin tài trợ, bạn không nên vội vàng gửi email, gọi điện thoại hoặc yêu cầu cuộc họp ngay lập tức. Đặt câu hỏi như:

  • “Hình ảnh của tổ chức tôi đang đại diện là gì?”
  • “Đối tác của tôi là ai?”
  • “Tôi cần biết những gì về họ?”
  • “Mục đích chính của tôi là gì?”
  • Khi bạn hiểu những câu hỏi này, phần còn lại sẽ đơn giản hơn nhiều, nó sẽ giúp bạn đi đúng hướng và tạo ấn tượng tốt với đối tác của mình. Đừng quên thể hiện rõ ràng công việc mà bạn sẽ giải quyết với đối tác của mình.
  • Hãy cho họ thấy sự chủ động và nhiệt tình của bạn. Tuy nhiên, chỉ riêng điều đó thôi là chưa đủ để xin tài trợ thành công, vì vậy Imi media “mách” cho bạn một số mẹo nhỏ để việc đàm phán thuận lợi hơn.

Nguyên tắc đầu tiên bạn cần cho đối tác của mình thấy là “Win – Win”,

  • Bạn cần cho đối tác thấy những lợi ích thiết thực mà hợp tác với bạn mang lại cho họ. Chắc chắn không ai có thể bỏ qua một cơ hội tốt cho chính mình. Tiếp theo, khi tiếp cận đối tác, rõ ràng trong ý kiến của bạn và thể hiện sự hiểu biết của bạn với họ sẽ là một điểm cộng lớn. Nó cho thấy bạn là một người nghiêm túc trong công việc và có thái độ chuyên nghiệp.
  • Từ những gì bạn thể hiện, đối tác sẽ có đánh giá tiêu cực hoặc tích cực hơn về tổ chức bạn đang đại diện. Khi gửi thư, email cho đối tác phải luôn nhớ rằng biểu mẫu cũng quan trọng như nội dung.
  • Bạn cần phải chắc chắn rằng tất cả mọi thứ là theo thứ tự trước khi gửi nó cho đối tác của bạn. Đối với các cuộc họp mặt đối mặt, những lưu ý bạn không nên bỏ qua Sự kiện Imi media cũng được nêu rõ ở trên.
  • Hãy giữ thái độ tự tin, nhiệt tình và đừng quên thể hiện rõ ý chí cũng như “thể hiện” rõ lợi ích của đối phương khi làm việc cùng bạn. Biết được những điều này, chắc chắn việc xin tài trợ cho sự kiện của bạn không còn là điều phức tạp nữa.

Truyền thông cho sự kiện

  • Quảng bá được coi là một bước không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện hoặc quá trình tổ chức hội nghị nào. Bắt đầu quảng bá trực tuyến từ các kênh trực tuyến của riêng bạn như trang website, Fanpa Facebook…, email hoặc các kênh truyền thông xã hội. Sau đó, bạn cần lập kế hoạch quảng cáo trả phí để mở rộng quảng cáo và khuyến khích khách hàng tham gia.
  • Sau sự kiện cần gửi lời cảm ơn và tri ân đến các nhà tài trợ, nhà tài trợ truyền thông cho sự kiện cũng như nhiều thông cáo báo chí và bài viết truyền tải những thông điệp chính hoặc sự thành công của sự kiện.

Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện

Việc đánh giá hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI được thiết lập trong mục tiêu ban đầu. Sau đó căn cứ vào kết quả thực tế từ sự kiện để tiến hành so sánh, tổng hợp với cả nhóm để nhận xét và học hỏi lẫn nhau.

su kien 1

Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

  • Việc để có một video hay một đoạn video giới thiệu sản phẩm dịch vụ của mình tự quay bằng điện thoại hoàn toàn cá nhân, doanh nghiệp có thể làm được, nhưng để nó chuyên nghiệp, chuyền tải nội dung, chạm đến cảm xúc của người xem, người nghe thì lại là công việc của những nhà chuyên nghiệp.
  • Nhiều doanh nghiệp có suy nghĩ muốn tự triển khai sự kiện để tiết kiệm chi phí tổ chức. Tuy nhiên, suy nghĩ này không hoàn toàn đúng. Dưới đây là những lý do tại sao các doanh nghiệp nên thuê các nhà tổ chức sự kiện:

Chất lượng sự kiện

  • Trên thực tế, những rủi ro trong quá trình thực hiện rất dễ gặp phải những doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức. Do đó, đối với các sự kiện lớn đòi hỏi độ chính xác, các doanh nghiệp nên thuê một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
  • Họ là những người chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, những người sẽ giúp bạn từ A đến Z như tạo ý tưởng, xây dựng kế hoạch, chạy sự kiện… Tại một công ty quản lý sự kiện chuyên nghiệp, quá trình này đã được thiết lập. Chuẩn bị và giao cho bộ phận chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Điều này đảm bảo rằng sự kiện luôn diễn ra theo đúng kế hoạch.

Tối ưu chi phí và thời gian

Khi hợp tác với các công ty chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ được cung cấp mức giá dịch vụ ưu đãi bởi các nhà tổ chức sự kiện luôn có đối tác quen thuộc trong ngành. Bên cạnh đó, họ cũng có một kho đầy đủ các thiết bị sự kiện và nhân viên chuyên môn.

Ngoài ra, khi thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, các doanh nghiệp sẽ không phải mất quá nhiều thời gian chuẩn bị cho sự kiện. Các doanh nghiệp chỉ cần đưa ra các yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện, phần còn lại, tổ chức sự kiện sẽ tuân theo các yêu cầu.

Quảng bá hình ảnh

Hợp tác với các nhà tổ chức sự kiện cũng giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá hình ảnh của mình trên phương tiện truyền thông xã hội vì họ có mối quan hệ rộng rãi trong ngành truyền thông.

Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp Imi media

Imi media tự hào là một trong những công ty hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hội nghị và hội thảo. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm sự kiện lớn nhỏ mỗi năm. Không chỉ các sự kiện cấp nhà nước như lễ kỷ niệm thành lập, lễ trao danh hiệu… mà chúng tôi còn tổ chức các sự kiện của công ty như Lễ khởi công, bán bất động sản, sự kiện ra mắt sản phẩm…

Với 2 chi nhánh tại Hà Nội, Tp HCM, Imi media tự tin là một agency luôn sẵn sàng đáp ứng tốt nhu cầu thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ở Việt Nam bằng chính những dịch vụ và đội ngũ nhân sự tận tâm, giỏi chuyên môn.

Imi media cung cấp các dịch vụ trọn gói bao gồm:

  • Lên ý tưởng kịch bản chương trình
  • Xin giấy phép tổ chức
  • Địa điểm tổ chức
  • Trang thiết bị
  • Nhân sự phục vụ
  • Truyền thông, quảng cáo
  • Một điểm cộng trong sự kiện tổ chức dịch vụ ở Imi media chính là trang thiết bị hệ thống được đầu tư đầy đủ về số lượng và chất lượng với những moden mới và hiện đại bậc nhất. Một điều kiện mà không phải là sự kiện nào cũng có.
  • Do đó, khách hàng tiết kiệm được kha khá chi phí khi sử dụng dịch vụ của Imi media bởi thiết bị hệ thống có sẵn chứ không phải đi thuê lại qua một bên trung gian khác.
  • Đó là những lý do giúp Imi media nhận được sự chỉ định của nhiều cơ quan ban ngành như Bộ Y Tế, Bộ Giáo Dục, Bộ Giao thông vận tải… và các doanh nghiệp trong và ngoài nước như: Habeco, Vinamilk, omo…trên cả nước.

Vì sao khách hàng lựa chọn Imi media

  • Ngoài những gì đã giới thiệu ở trên Imi media có một hệ thống hơn 10 website, kênh Youtube, Fanpae Facebook, Tik Tok … truyền thông uy tín với số người truy cập rất lớn mà không một công ty truyền thông nào cũng có, có một lượng lớn dữ liệu khách hàng tiềm năng.
  • Tất cả khách hàng của Imi media sẽ được pro giới thiệu trên hệ thống truyền thông của hệ sinh thái Imi media 

Một số website khách hàng có thể tham khảo:

  • Luatquocbao.vn
  • giaoducchuyennghiep.edu.vn
  • Luatvn.vn
  • izinew.com
  • Luatthainguyen.vn
  • Luatquocbao.com
  • Luatquocbao.com.vn
  • Luatquocbao.net
  • Luatquocbao.edu.net
  • xkldimi.vn
  • Điều nay có lợi rất lớn đối với doanh nghiệp, vì sản phẩm dịch vụ của các bạn có thể tiếp cận nhanh nhất, tốt nhất đến với đối tượng khách hàng hỗ trợ các kênh truyền hình mà doanh nghiệp hướng tới. 
  • Nếu không có những website, kênh Youtube, Fanpage Facebook, Tik Tok … hỗ trợ thì sản phẩm dịch vụ của bạn sẽ không phát huy được hiệu quả của sự kiện.

Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công:

Để có hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại, một số điều kiện nhất định được yêu cầu như lập kế hoạch chu đáo, mục tiêu chiến lược rõ ràng và có thể đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu các nguyên tắc cơ bản là gì cho một sự kiện thành công.

Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố sự kiện

Điều đầu tiên ngay sau khi thiết lập ngày sự kiện, bạn cần ngay lập tức tìm một nơi thích hợp để tổ chức sự kiện. Tốt nhất là hoàn thành hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị loại “đột ngột”.

Gửi thư mời có thông điệp hiệu quả

Lời mời là điều đầu tiên mọi người nhìn thấy tại sự kiện của bạn. Do đó, thư mời cần thông báo cho người tham dự các chi tiết như: Cái gì, ở đâu, khi nào, ai, tại sao và như thế nào, v.v. được bao gồm trong sự kiện của bạn.
Nếu có thể, bạn cũng nên gửi lời mời cho phép người tham dự gợi ý về chương trình nghị sự của sự kiện của bạn.

Phát triển kế hoạch và luôn hành động theo nó

Một kế hoạch chi tiết cho các phần nhỏ nhất, phân công công việc chi tiết cho từng người và một thời hạn cụ thể, là điều cần thiết để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Bạn cần đảm bảo rằng mọi quy trình của tổ chức sự kiện của bạn vẫn theo kế hoạch. Ngoài ra, bạn cũng cần duy trì một kế hoạch dự phòng song song cho bất kỳ tình huống xấu nhất nào khi sự kiện xảy ra, chẳng hạn như thay đổi thời tiết, loa muộn, v.v. để đảm bảo sự kiện của bạn được chuẩn bị tốt nhất.

Hãy làm việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết chăm chỉ

Tổ chức lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham dự sự kiện một cách chi tiết, đầy đủ, khoa học vào một file Excel để có thể sử dụng khi tổ chức sự kiện và sau khi sự kiện kết thúc.
Thông tin về người tham dự thực sự cần thiết khi tạo bảng tên, đặt thẻ khi chuẩn bị sự kiện hoặc thư cảm ơn để gửi cho họ sau khi sự kiện kết thúc.
Ngoài ra, quản lý thông tin khách với file Excel hoặc phần mềm chuyên dụng cũng có thể giúp bạn tránh các lỗi trùng lặp, trồng chéo thông tin, v.v. giữa các sự kiện.

Chú ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất

Những chi tiết nhỏ đôi khi ảnh hưởng đến kết quả lớn. Nếu bạn vô tình không để ý và có kế hoạch tổ chức một sự kiện trùng với một ngày lễ tôn giáo, hãy chú ý đến các giới hạn trên thực đơn.

Lập kế hoạch B cho mọi tình huống

Các sự kiện có thể trở nên tồi tệ nếu bạn không có kế hoạch dự phòng khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch. Vì vậy, bạn luôn phải có một kế hoạch dự phòng cho mọi tình huống và luôn giữ liên lạc với khách của bạn trong trường hợp mọi thứ trở nên tồi tệ.

Nếu trời sắp mưa, hãy cân nhắc sử dụng lều hoặc ô phụ nếu khách cần đi bộ để di chuyển.

Trang bị một số vận dụng “chữa cháy” khẩn cấp

Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một vấn đề khẩn cấp nào.
Vì thế những vật dụng tuy nhỏ như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, kéo, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng lớn với khách mời của bạn.

Theo sát khách hàng chính là chìa khóa làm nên thành công

Luôn nhớ giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng trong suốt quá trình tổ chức sự kiện. Gọi cho họ 2-3 ngày trước sự kiện để xác nhận sự tham dự của khách hàng.
Xin vui lòng gửi thư cảm ơn đến những người đến với chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy đưa vào thư một vài bức ảnh của họ tại sự kiện sẽ cung cấp cho bạn thêm điểm trong mắt khách hàng.

Đừng quên sử dụng công nghệ trong sự kiện

  • Để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp, đội ngũ thực hiện cần có sự phối hợp nhịp nhàng và đồng bộ. Do đó, các sản phẩm công nghệ như bộ đàm, micro, máy chiếu, loa, máy ảnh,.. là những vật dụng không thể thiếu.
  • Lập danh sách các thiết bị và lên kế hoạch thuê một đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để thiết lập các thiết bị ở đúng nơi và đảm bảo chúng luôn chạy trơn tru trong suốt sự kiện.

Chi tiêu trong phạm vi ngân sách

Sẽ thật tuyệt vời nếu bạn có thể thương lượng giá hoặc đặt thêm giá với các nhà phân phối thực phẩm, công ty trang trí, v.v. Bởi vì sẽ có chi phí dư thừa ra khỏi kế hoạch, do đó phần “mặc cả”. Điều này sẽ tiết kiệm ngân sách của bạn.

Ekip tổ chức sự kiện gồm những ai ?

Để có một sự kiện thành công đúng nghĩa thì không thể thiếu Ekip tổ chức sự kiện, đây là những con người trực tiếp Điều phối sự kiện, Lên kế hoạch tổ chức sự kiện, Quản lý dịch vụ khách hàng, Quản lý sự kiện, Biên đạo, Chỉ đạo nghệ thuật, Điều hành bán vé…Vậy họ là ai?

ekip su kien

1. Event coordinator – Điều phối sự kiện:

Điều phối viên sự kiện đứng ở vị trí hàng đầu trong bộ máy nhân sự của nhóm. Do đó, họ có thẩm quyền cao nhất và chịu trách nhiệm quản lý tất cả các nhân viên dưới đây. Vai trò của họ là phối hợp công việc chi tiết cần thiết để đảm bảo chương trình chạy trơn tru và đúng tiến độ. Họ có thể làm việc cho các thương hiệu hoặc cơ quan sự kiện, hoặc làm việc như những người làm việc tự do để giúp tổ chức các sự kiện.

Một điều phối viên sự kiện có khả năng tổ chức các sự kiện như lễ hội, hội thảo, hội nghị, quảng bá thương hiệu, v.v. Một điều phối viên sự kiện phải cực kỳ giỏi về một số kỹ năng như kỹ năng giao tiếp. giao tiếp, tổ chức và lập kế hoạch, chú ý đến chi tiết. Họ cũng phải làm việc tốt dưới áp lực công việc cao, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

2. Event planner – Lên kế hoạch tổ chức sự kiện:

Các nhà hoạch định sự kiện có một vai trò quan trọng trong một nhóm vì họ phải chăm sóc một loạt các nhiệm vụ quan trọng như chọn địa điểm, hậu cần, phục vụ và chịu trách nhiệm làm việc với bộ phận tài chính, Đảm bảo chương trình có hiệu quả mong muốn trong ngân sách cho phép.

Họ cần các kỹ năng bao gồm khả năng giao tiếp thông tin (cả bằng văn bản và nói), giữ bình tĩnh trong môi trường làm việc áp lực cao và tất nhiên là kỹ năng đàm phán. Họ sẽ phải đàm phán với các cơ quan chính phủ khi xin giấy phép cho các sự kiện có chứa các yếu tố nhạy cảm hoặc có khả năng gây tranh cãi.

3. Client Service Event Manager – Quản lý dịch vụ khách hàng:

Đây cũng là vị trí cấp cao và mang nhiều trọng trách trong đội ngũ tổ chức sự kiện. Họ phải cực kỳ chuyên nghiệp, lịch sự và có kỹ năng con người tuyệt vời để xử lý công việc hiệu quả. Ví dụ, khi khách hàng tức giận, họ phải cố gắng hết sức để trấn an khách hàng trong khi tìm cách đưa ra lý do hợp lý và xử lý tình huống triệt để. Họ cũng phải đối phó với một loạt các phản hồi và khiếu nại từ khách hàng hoặc khán giả khi sự kiện diễn ra, đòi hỏi kỹ năng giao tiếp rất tốt.

4. Event Manager – Quản lý sự kiện:

Người quản lý sự kiện làm việc rất chặt chẽ với người điều hành sự kiện để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Vai trò của họ rất linh hoạt và đôi khi thậm chí đối phó với các thủ tục giấy tờ thuần túy như lập kế hoạch / phối hợp chi tiết trong trường hợp thay đổi bất ngờ đối với kịch bản. Nếu nhân viên sự kiện trong nhóm có vấn đề, họ có thể nói chuyện trực tiếp với Người quản lý sự kiện để hỗ trợ sự kiện. Vai trò của người quản lý sự kiện là lắng nghe và giúp đỡ nhân viên và hướng dẫn họ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình trong sự kiện.

5. Event Assistant – Trợ lý sự kiện:

Trợ lý sự kiện hỗ trợ và thực hiện rất nhiều công việc nhỏ trong quá trình tổ chức. Họ gọi các bên liên quan để xử lý công việc hoặc giúp tìm thông tin để hỗ trợ tổ chức sự kiện. Trong một số trường hợp, nếu người quản lý sự kiện bận rộn, họ có thể trực tiếp quản lý các nhóm nhỏ, chỉ đạo các công việc cần thiết. Trợ lý sự kiện cần hiểu kịch bản chi tiết để cử nhân viên. Họ cũng cần phải được tổ chức tốt và linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu khác nhau của Người quản lý sự kiện.

6. Choreographer – Biên đạo:

Biên đạo múa là người tạo ra các buổi biểu diễn, kết nối chúng và sau đó truyền đạt chúng cho người biểu diễn. Họ cần các kỹ năng như sáng tạo, khả năng suy nghĩ khác biệt và kiến thức về các loại hình nghệ thuật khác nhau như khiêu vũ, kịch, khiêu vũ, v.v. Họ cũng sẽ tham gia vào các buổi diễn tập kỹ thuật để đảm bảo các màn trình diễn hoàn hảo nhất có thể và đúng với ý định của họ.

7. Artistic director – Chỉ đạo nghệ thuật:

Giám đốc nghệ thuật sẽ là người quản lý trực tiếp của giám đốc thiết kế và sáng tạo – vai trò rất lớn trong một sự kiện. Giám đốc nghệ thuật cũng làm việc chặt chẽ với các bộ phận tiếp thị và truyền thông để tìm nguồn tài trợ, trao đổi cơ hội cho lợi ích truyền thông và quảng bá chương trình. Họ là những người đầu tiên cung cấp bản tóm tắt sự kiện cho tất cả các bộ phận tham gia vào quá trình sáng tạo.

Bởi vì họ đóng một vai trò rất quan trọng trong bộ máy quản lý, họ phải có kỹ năng giao tiếp rất tốt với nhóm của họ. Giám đốc nghệ thuật cũng là người kiểm soát công việc của tất cả các bộ phận, đảm bảo mọi thứ đều nằm trong tầm kiểm soát trong kế hoạch sự kiện mẫu.

8. Ticket sales manager – Điều hành bán vé:

Vị trí này ban đầu nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng không phải vậy. Người phụ trách hoạt động bán vé chịu trách nhiệm xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến vé, bao gồm thiết kế, in ấn, thu thập dữ liệu khách hàng, cách phân phối vé, v.v. Họ cần những kỹ năng rất lành nghề. đa dạng, chủ yếu để giao tiếp với khán giả vì để bán vé hiệu quả, họ phải giỏi thuyết phục và kỹ năng đàm phán. Họ cũng không thể mong đợi khán giả sẵn sàng mua vé cho sự kiện của họ mọi lúc, vì vậy điều họ cần làm là khiến khán giả khao khát và muốn tham gia chương trình.

9. Catering Management – Quản lý dịch vụ ăn uống:

Người quản lý dịch vụ thực phẩm chịu trách nhiệm giải trí cho khách và đảm bảo rằng khách hàng hài lòng với dịch vụ, thực phẩm và đồ uống trong sự kiện. Vai trò ưu tiên hàng đầu của họ là cung cấp dịch vụ, trang trí các món ăn trong sự kiện, đáp ứng mong đợi của khách hàng về thực phẩm theo tiêu chuẩn vệ sinh cũng như chi phí cho phép. Họ là nguồn thực phẩm và thiết lập các khu vực ăn uống tại địa điểm.

Họ cũng kết nối với các nhà quản lý sự kiện và điều phối viên để quyết định ngân sách, đưa ra lời khuyên để giữ cho thực phẩm tươi, giữ cho các mặt hàng đặc biệt lạnh, v.v. Đặc biệt đối với các sự kiện dài hạn, họ cũng cần đảm bảo thực phẩm có sẵn cho mỗi ngày / phiên. Những phẩm chất cần thiết ở họ là khả năng giữ bình tĩnh trong môi trường áp lực, khả năng giao tiếp tốt và kỹ năng tổ chức.

Tình huống rõ ràng nhất để giữ bình tĩnh là khi phải đối mặt với một hàng dài khách chờ đợi để được phục vụ và mọi người yêu cầu thực phẩm tươi sống. Họ phải có khả năng cung cấp dịch vụ của họ một cách chuyên nghiệp, nhanh chóng và hợp lý nhất có thể trong việc lập kế hoạch sự kiện mẫu.

10. Lighting Operator – Lập trình ánh sáng:

Lập trình viên ánh sáng sẽ làm việc trên tất cả các buổi diễn tập và thiết lập cho sự kiện. Họ có thiết bị và biểu tượng riêng để vận hành thiết bị từ bảng điều khiển. Họ cũng chịu trách nhiệm thiết lập và vận hành hệ thống từ đầu đến cuối.

11. Sound operator – Lập trình âm thanh:

Giống như lập trình viên ánh sáng, lập trình viên âm thanh làm việc tại khu vực bảng điều khiển trong sự kiện. Họ cũng có thể chịu trách nhiệm kiểm soát hệ thống chiếu (nếu có). Trách nhiệm của họ là kiểm tra thiết bị trước khi chương trình diễn ra, thiết lập và quản lý chúng từ đầu đến cuối chương trình. Với hệ thống trang thiết bị phức tạp, họ luôn phải có mặt trong các buổi diễn tập để làm quen với kịch bản chương trình và đảm bảo hiệu ứng âm nhạc và âm thanh được thực hiện hiệu quả.

12. Director – Đạo diễn:

Giám đốc chịu sự quản lý của Giám đốc Nghệ thuật và chịu trách nhiệm giám sát chất lượng nghệ thuật tổng thể của toàn bộ sản phẩm hỗ trợ sự kiện. Họ làm việc với ngân sách với Giám đốc sản xuất và phối hợp với bộ phận thiết kế để đảm bảo các ý tưởng và kịch bản của chương trình được thực hiện xuyên suốt. Giám đốc cũng chịu trách nhiệm chỉ đạo người biểu diễn và đội ngũ sản xuất thực hiện công việc theo yêu cầu của người lập kế hoạch sự kiện mẫu.

ekip su kien 1

13. Administrator – Quản lý hành chính:

Người quản lý hành chính chịu trách nhiệm về chính sách tiền lương, phúc lợi và bồi thường cho nhân viên. Họ cũng phân bổ nguồn lực tài chính trong công ty cho các phòng ban. Điều này là cần thiết để ngăn chặn các nguồn lực tài chính của công ty bị phân bổ không đúng cách hoặc lãng phí và ngoài tầm kiểm soát.

14. Production Manager – Quản lý sản xuất:

Các nhà quản lý sản xuất có trách nhiệm điều phối nhân viên để sản xuất các mặt hàng sự kiện và giám sát tất cả các công việc liên quan để đảm bảo công việc an toàn và đúng giờ. Họ cũng chịu trách nhiệm quản lý rủi ro trong sự kiện này. Họ làm việc với giám đốc và bộ phận thiết kế để đảm bảo ngân sách thực hiện, tiến độ giao các mặt hàng cho chương trình. Người quản lý sản xuất kiểm soát ngân sách và lịch trình làm việc, giám sát toàn bộ công việc từ khi bắt đầu chuẩn bị cho đến khi buổi diễn tập kỹ thuật của sự kiện kết thúc.

15. Stage Manager (SM) – Quản lý sân khấu:

Người quản lý sân khấu chịu trách nhiệm quản lý tổng thể sân khấu và nhân sự trong lĩnh vực này. Đồng thời, vai trò của họ cực kỳ linh hoạt: tiến hành thử giọng, diễn tập kỹ thuật và diễn tập chương trình cùng với Giám đốc và Giám đốc sản xuất. Người quản lý sân khấu nắm bắt và trao đổi thông tin giữa các phòng ban, đảm bảo việc vận chuyển, sử dụng và bảo quản an toàn đạo cụ, trang phục, v.v. trong chương trình, một cách an toàn và kịp thời.

16. Set Designer – Thiết kế sân khấu:

Stage Designer làm việc với Production Manager về ngân sách cũng như các yêu cầu an toàn để từ đó thiết kế hình ảnh, thông số kỹ thuật của đạo cụ, thiết lập và đồ nội thất trên sân khấu. Họ tạo ra các mô hình thu nhỏ, cung cấp bản vẽ kỹ thuật và yêu cầu vật liệu để đưa xuống đội ngũ sản xuất để biến hình ảnh trên bản vẽ thành hiện thực. Họ cũng là bộ phận kiểm soát chất lượng của quá trình sản xuất.

17. Master Carpenter – Sản xuất đạo cụ:

Người sản xuất đạo cụ chịu trách nhiệm sản xuất theo yêu cầu của Thiết kế sân khấu. Các đạo cụ cần đạt được chất lượng tốt và an toàn, phù hợp với các điều kiện biểu diễn trong thực tế.

18. Scenic Painter – Họa sỹ sân khấu:

Họa sĩ sân khấu có trách nhiệm trang trí đạo cụ sân khấu và bối cảnh, đảm bảo rằng các vật liệu sơn, vẽ và trang trí được sử dụng một cách an toàn và phù hợp cho các diễn viên biểu diễn.

19. Props Master – Quản lý đạo cụ:

Người quản lý đạo cụ chịu trách nhiệm cho tất cả các giai đoạn từ việc cung cấp vật liệu, sản xuất và cung cấp các đạo cụ hoàn chỉnh cho nhóm, đồng thời đảm bảo các mặt hàng này được sản xuất trong ngân sách. cho phép. Họ cũng phải duy trì điều kiện tốt nhất của đạo cụ để thực hiện chương trình. Điều này cực kỳ quan trọng vì họ sẽ đảm bảo sự an toàn của các diễn viên cũng như chương trình, đặc biệt là đối với các buổi biểu diễn quy mô lớn hoặc rủi ro.

20. Lighting Designer – Thiết kế ánh sáng:

Nhà thiết kế ánh sáng là người tiếp tục phát triển những ý tưởng bao quát của lập trình ánh sáng để biến chúng thành hiện thực. Họ quyết định sử dụng đèn và thiết bị chiếu sáng thích hợp, thiết lập vị trí của đèn, thiết bị phụ trợ, hiệu ứng và các thiết bị chuyên dụng khác cần thiết để đạt được hiệu quả mong muốn. Họ đảm bảo chất lượng ánh sáng tốt nhất khi chương trình tiếp tục.

21. Chief LX (electrician) – Quản lý hệ thống điện:

Phụ trách vận hành hệ thống điện và duy trì tình trạng ổn định của thiết bị điện. Họ sắp xếp, kiểm tra và hướng dẫn các nhà khai thác để đảm bảo thiết bị hoạt động tốt và an toàn trong toàn bộ chương trình.

22. Sound Designer – Thiết kế âm thanh:

Họ đã làm việc cùng với Giám đốc về thiết kế âm thanh tổng thể cho chương trình. Với sự cho phép của Giám đốc sản xuất, họ sẽ chọn vị trí phù hợp cho loa, màn hình và các thiết bị khác để đảm bảo chất lượng âm thanh cân bằng và nhất quán nhất.

23. Sound Technician – Kỹ thuật âm thanh:

Chịu trách nhiệm đảm bảo rằng âm thanh của các thiết bị được duy trì với chất lượng tốt nhất. Họ cũng chịu trách nhiệm đặt hàng thiết bị âm thanh phù hợp và tạo ra các hiệu ứng âm thanh cần thiết cho việc sản xuất.

24. Costume Designer – Thiết kế phục trang:

Các nhà thiết kế trang phục làm việc với Giám đốc và Nhà thiết kế ánh sáng để tạo ra hình ảnh và thiết kế chính của trang phục nhân viên sự kiện. Họ sẽ cung cấp bản vẽ thiết kế và mẫu vải và vật liệu cho người giám sát sản xuất hàng may mặc để hiểu thiết kế và tiến hành quá trình may đo và chuẩn bị các phụ kiện cần thiết.

25. Wardrobe Supervisor – Giám sát sản xuất phục trang:

Giám sát sản xuất trang phục chịu trách nhiệm điều hành công việc của bộ phận sản xuất trang phục, đặt hàng và giao trang phục đúng thời hạn, hướng dẫn nhân viên cách bảo trì, cách thay đổi trang phục và phụ kiện đi kèm cho diễn viên. nhanh nhất và chính xác nhất. Họ cũng cần đảm bảo sự thoải mái và thuận tiện của người biểu diễn khi mặc trang phục.

26. Dressers/maintenance – Nhân viên phục trang:

Họ chịu trách nhiệm thay đổi trang phục trong các buổi diễn tập và trong sự kiện chính thức của nhân viên sự kiện. Họ đảm bảo người biểu diễn được hỗ trợ trong các tình huống khó khăn liên quan đến trang phục biểu diễn hoặc trang phục của nhân viên sự kiện. Họ cũng đảm bảo trang phục ở trong tình trạng hoàn hảo khi xuất hiện trước khán giả.

27. Front of House/Box Office Manager – Quản lý khu vực:

Chịu trách nhiệm quản lý khán phòng (đối với nhà hát), gian hàng và quán bar xung quanh khu vực sự kiện. Họ đảm bảo khách của họ được an toàn và thoải mái trong sự kiện.

28. Marketing/Publicity Manager – Quản lý Marketing/Quảng bá sự kiện:

Họ chịu trách nhiệm quảng bá và nâng cao hình ảnh của nhà tổ chức sự kiện. Họ sản xuất tờ rơi, áp phích, tài liệu quảng cáo và phân phối chúng. Họ cũng làm việc với các cơ quan báo chí và quản lý hình ảnh trong việc quay phim và ghi lại các hoạt động cho chương trình (với sự đồng ý của Người quản lý sân khấu). Cùng với các nghệ sĩ và điều phối viên sự kiện, họ cũng tham gia vào quá trình gây quỹ để tăng lợi nhuận (doanh thu) của sự kiện.

Trên đây là 28 vị trí trong Ekip để làm một sự kiện tầm cỡ hoành tráng, mỗi khâu, mỗi vị trí phải có sự ăn ý, nhịp nhàng. Tất nhiên tùy vào quy mô sự kiện mà các vị trí có thể thay đổi tối giản làm sao cho hiệu quả, nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của một sự kiện. Imi media luôn coi trọng chất lượng sự kiện, mọi khâu đều được tỉ mỉ và chi tiết đó là phương châm làm việc của chúng tôi.

Các câu hỏi liên quan tổ chức sự kiện.

1. Cách tốt nhất để thiết lập sự kiện của tôi là gì?

  • Rất nhiều nhà tổ chức mới biết chính xác những gì họ muốn, nhưng cảm thấy khó khăn để chứng minh điều này trong thiết lập sự kiện đầu tiên của họ.
  • Một vài kịch bản và giải pháp được đề xuất của chúng tôi:
  • Bạn đang tổ chức một hoạt động trượt băng đang diễn ra trong vài tuần.
  • Mỗi ngày sự kiện có cùng một định dạng, mỗi ngày có cùng thời gian bắt đầu và kết thúc và cùng một số lượng vé có sẵn trên mỗi ngày.
  • Thiết lập sự kiện nhiều ngày, đa địa điểm là một sự phù hợp hoàn hảo cho loại sự kiện này
  • Giải pháp: Với bộ lập lịch sự kiện định kỳ, bạn sẽ chỉ phải tạo một sự kiện tự động xảy ra vào mỗi ngày bạn thêm.

2. Làm thế nào để tôi quảng bá sự kiện của tôi?

  • Có rất nhiều công cụ quảng cáo có sẵn, nhưng công cụ nào là tốt nhất cho sự kiện của bạn? Và làm thế nào để bạn sử dụng nó một cách hiệu quả?
  • Ngoài việc viết mô tả sự kiện giết người và liên kết sự kiện của bạn với Facebook, có nhiều điều bạn có thể làm trong và ngoài nền tảng Eventchanel.
  • Đầu tiên, bạn sẽ phải chắc chắn rằng bạn có một đối tượng mục tiêu. Loại người nào sẽ đến sự kiện của bạn?
  • Họ sẽ nhạy cảm hơn với tiếp thị trực tuyến hoặc ngoại tuyến? Thứ hai, bạn còn lại bao nhiêu ngân sách cho một chiến dịch tiếp thị?
  • Ngay cả với ngân sách thấp, bạn sẽ có rất nhiều cơ hội để thu hút sự chú ý đến sự kiện của mình.

3. Làm cách nào để quản lý sự kiện của tôi?

  • Bảng điều khiển Event chanel có đầy đủ các khả năng – vì vậy hoàn chỉnh, thật khó để tìm thấy tính năng chính xác mà bạn đang tìm kiếm.
  • Đó là lý do tại sao chúng tôi chia các chủ đề thành 4 loại:
    Tùy chọn đăng ký – thu thập thông tin người dự, thay đổi cài đặt xác nhận email, đơn giản hóa quản lý danh sách chờ và chuyển đăng ký.
  • Công cụ quảng cáo – bao gồm tích hợp trang web, lời mời qua email, chương trình liên kết và mã giảm giá.
  • Công cụ phân tích – tìm hiểu thành phố nào bạn có sức hút nhất, tải xuống báo cáo sự kiện và thiết lập các pixel theo dõi như Google Analytics.
  • Quản lý người tham dự – hoàn tiền đơn hàng thông qua Event chanel, liên lạc với người tham dự của bạn, tạo huy hiệu tên và danh sách khách mời; Tất cả mọi thứ bạn cần để duy trì mức độ cao của sự hài lòng của khách hàng.

4. Làm thế nào để tôi được thanh toán?

Câu hỏi này rất quan trọng với các nhà tổ chức sự kiện, điều đương nhiên là khi khách hàng muốn tổ chức sự kiện họ thuê công ty bạn làm, hai bên sẽ gặp gỡ, bàn bạc mọi yêu cầu … quan trong không thể thiếu đó là phải ký kết hợp đồng và tạm ứng kinh phí.
Nếu sự kiện của bạn thì bạn có thể chọn nhiều hình thức thanh toán như kêu gọi tài trợ, khuyên góp…

5. Làm cách nào để quản lý đăng ký, ra vào sự kiện khi diễn ra?

  • Điều này rất quan trọng đối với một sự kiện vì đơn giản là làm gì bạn cũng phải có tổ chức, Để quản lý một sự kiện diễn ra tốt đẹp từ đầu đến cuối thì không thể thiếu những nhân viên bảo vệ, những nhân viên an ninh, hoặc một đội ngũ hỗ trợ.
  • Việc khách mời ra vào ngay từ khi bắt đầu cũng phải được tổ chức bài bản, chuyên nghiệp không thể để một khâu nào bị động.
  • Chúng ta phải quản lý ngay từ khi khách mời đăng ký, chốt danh sách, phát phiếu mới đảm bảo tới tay khách hàng, khách mới, ngoài ra không thể thiếu một đối tượng khách hàng đó là những người quan tâm muốn tham ra sự kiên.

Trên đây là toàn bộ bài viết “Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp” mà Imi media muốn gửi tới các bạn quan tâm, rất mong qua bài viết này các bạn có cái nhìn tổng thể về việc tổ chức một sự kiện. Nếu quý khách có nhu cầu cần tổ chức dịch vụ thì hãy liên hệ Imi media hotline: 0901374899 để được tư vấn hỗ trợ.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.